«Тачает сапоги сапожник, а пироги печет пирожник»
Учет в бизнесе необходим и это уже осознала бОльшая часть даже микробизнеса. И вот здесь чаще всего и возникает коварное заблуждение, что в небольшом бизнесе никто лучше собственниками не сможет вести учёт
А следом появляется ряд аргументов в защиту этого:
- Как я могу доверить учёт денег чужому человеку? Он все будет знать о моем бизнесе и финансах, да еще и доступ к банковским данным иметь… это очень рискованно, уж лучше я сам.
- Мы такие маленькие, что там учитывать? Пару операций в день? Сам все внесу, дольше рассказывать стороннему человеку, что и как.
- Обороты у нас небольшие, прибыль и того меньше, а ведение учета — это дополнительный расход, лучше сэкономим, сами справимся, дело нехитрое.
- Я и так свой бизнес знаю, а цифры мне, если что, бухгалтер даст.
Знакомы такие доводы?
Теперь расскажу, что я обычно вижу в результате такого ведения учета. Безусловно, есть и исключения из этого правила, и если вы к ним относитесь — вам повезло.Начнем по мере ухудшения картины:
- Учет движения денег ведется более-менее регулярно, структура учета денег выстроена, денежные потоки по учету даже сходятся с фактическими, на конец месяца остатки по учету с трудом сводятся. Но деньгами все обычно и ограничивается, до учета доходов-расходов и прибыли руки не доходят. Об отличие денег от прибыли я писала в статье "Зачем вам отчет о прибылях и убытках". Все бы хорошо, НО! Собственник садится за учет, чертыхается, времени тратит массу, а если посчитать стоимость его часа, и подумать, чтобы он мог полезного для бизнеса сделать в данное время, то у нас получится очень дорогой специалист по учету. Подумайте, готовы вы были бы платить стороннему человеку такую заработную плату? А ещё продумайте, на что бы вы могли потратить это время. При этом, чаще всего у вас очень упрощенный учет, без детализаций, не дающий информации для принятия решений.Данный довод про «слишком дорогого учетчика» помог одному знакомому решиться взять финансового менеджера и даже отдать ему работу с банком. С тех пор бизнес вырос в несколько раз.
- Учет ведется регулярно, цифр много, но все не структурировано. По сути, это журнал банковских и кассовых операций. Все напоминает шкаф или ящик с инструментами, где все хаотично скинуто в кучу. Поручите прибраться в таком ящике с инструментами человеку, несведущему в назначении инструментов — толку будет еще меньше, чем при бардаке. Время при этом тратится, а эффекта нет.
- Учет ведется не регулярно, платежи смешаны и личные, и для бизнеса. При внесении цифр в учетные системы вносятся не суммы операции, а сразу несколько операций суммируется. Например, по назначению даты внесения — когда вспомним, за учет садимся в конце месяца, когда руки дойдут. Времени часто тратится еще больше, чем в 2-х первых случаях, т.к. попытки вспомнить, найти документ тоже требуют времени. Все потом не сходится… куда деньги делись — непонятно. В одном из таких случаев клиенту вообще казалось, что бизнес убыточен, а потом выяснилось, что в расходы бизнеса были отнесены проценты по кредитам на личные нужды. Кстати, бизнес и сейчас работает.
- Особняком стоит ситуация, когда все цифры из бухгалтерии. У небольших бизнесов бухгалтерия чаще всего аутсорсовая, и там цель бухгалтера — чтобы все с документами сошлось и работа шла, как на конвейере. А прибыль /не прибыль, на какое направление бизнеса отнести, или наоборот убрать данный платеж из учета бизнеса — бухгалтеру дела нет. Данные в учетные системы вносятся под сдачу отчетности строго по бухгалтерским документам, чтобы еще и налог оптимизировать. По моему опыту, без интерпретации пользоваться бухгалтерскими данными для принятия решений крайне сложно, и чаще всего они поступают несвоевременно для этих самых решений. А если у вас еще и несколько юридических лиц, бухгалтер их консолидировать не будет, так как в официальном бухучете этого нет. При этом, при правильной организации бухгалтерскими данными можно и нужно пользоваться. Двойной ввод информации никому не нужен – это лишние расходы.
Что же делать?
- Собственнику нужно понимать учет и что он от него должен получать. Но не вести его.
- Выстраивать структуру учета должен профессионал с учетом особенностей и целей вашего бизнеса.
- На ведение учета необходимо выделять специальное время сотрудника или это делает аутсорс (время = деньги)
- При ведении учета техническим сотрудником (не финансистом) лучше раз в квартал, а при изменениях раз в месяц, получать консультацию финансиста по текущему состоянию бизнеса.
- Вам, как собственнику, выделять время на анализ оперативных и финансовых результатов недели (оперативные данные), оперативных и финансовых результатов месяца/квартала, планирование целей бизнеса, получение оцифровки (от финансистов) этих целей: сколько продаж, лидов, какая прибыль.
P.S. Осмелюсь заметить, что например, с продвижением, которое пытаешься делать сам, не будучи маркетологом, такая же история как с финансами. Поэтому я пользуюсь услугами продвиженцев. Как итог: пусть каждый занимается своим делом, а вспомогательные функции передает специалистам, и будет нам успех в нашем основном деле.